Les archives Setra sont restées dans l’ombre des caves de l’usine EvoBus de Neu-Ulm pendant des décennies. Il aura fallu plusieurs années à l’équipe, regroupée sous la direction de l’assistante archiviste Sabine Honold, pour numériser les brochures, les images, les documents véhicules et historiques et ainsi redonner vie à de nombreux trésors enfouis dans l’oubli.
SetraWorld Magazine
Les trésors des archives Setra.
Setra a numérisé des milliers de documents et images historiques.
Les trésors des archives Setra.
De l'ombre à la lumière.
Des étagères. Du sol au plafond, des étagères. Des centaines de mètres. Bourrées de cartons, de classeurs et de documents. Les vastes caves du siège social de Neu-Ulm ont fait office de refuge à plus de 125 ans d’histoire de l’entreprise Kässbohrer. Certaines de ces histoires ont une portée significative alors que d’autres sont plutôt insolites et d’autres encore superflues. Pas un mois ne passe sans que clients, journalistes et amateurs ne se rendent aux archives Setra dans l’espoir d’y dégoter une copie d’une description technique particulière de construction, d’une image spécifique ou d’une brochure spécifique.
« Nous avions récemment encore un stagiaire posté dans la cave pour répondre à ce genre de demandes », explique Sabine Honold, responsable des archives Setra chez Daimler Buses. « Il avait plus ou moins de succès dans ses recherches et nous copiions et envoyions les documents. Il fallait faire preuve d’une bonne dose de patience. »
Un large projet de numérisation a été instauré pour faciliter le travail. « La numérisation nous aide à garder une vue d’ensemble des documents et photos existants », indique Sabine Honold. Il s’agit en outre de conserver pour les générations futures les documents, photos et films à portée historique et de les mettre à disposition du grand public.
« Il aura fallu plus de trois ans aux experts formés pour progresser mètre par mètre dans les étagères des archives. »
La numérisation au service de la gestion de la marque.
Dans les archives du groupe Daimler, encore bien plus importants, les archivistes disposent déjà d’une bonne expérience en matière de numérisation. C’est pourquoi on a fait appel aux experts de Stuttgart pour accompagner étroitement le projet de numérisation des archives Setra de Neu-Ulm à son lancement en 2017.
« Les collègues de Stuttgart nous ont aidé à établir une structure de base de l’archivage, à définir la systématique du catalogage et à sélectionner les critères d’admission dans les archives », affirme Sabine Honold pour décrire les travaux préparatoires.
Une recherche simplifiée grâce à la saisie de mots-clés.
Il aura fallu plus de trois ans aux experts formés pour progresser mètre par mètre dans les étagères des archives, enregistrer des milliers de brochures, de descriptions techniques de construction et de photos à l’aide de scanners spéciaux pour les classer dans un système de fichiers. Ce faisant, les experts ont mis l’accent sur les documents de la marque Setra et donc sur tous les documents des véhicules Setra à partir de 1951, à savoir la date à laquelle Otto Kässbohrer présenta la première carrosserie autoportante.
« Nous sommes désormais en mesure d’accéder numériquement à la majeur partie des archives Setra. »
« Nous sommes désormais en mesure d’accéder numériquement à la majeur partie des archives Setra. Chaque pièce d'archives a été indexée, c'est-à-dire qu'on lui a attribué des termes de recherche qui permettent de mieux la retrouver dans la base de données. Le principe est similaire aux moteurs de recherche Internet », explique Sabine Honold. « Grâce au classement par mots-clés systématique, nous pouvons télécharger chaque document, chaque plan de construction, chaque photo en peu de temps et les mettre à disposition sous forme numérique. »
